In het kort: VoIP telefonie betekent dat je belt via internet in plaats van via een traditionele telefoonlijn. De telefooncentrale staat in de cloud, dus je vaste nummer gaat mee naar je laptop of mobiel. Voor het mkb is dat flexibel en voorspelbaar in kosten. Let bij overstappen op je internetverbinding, een plan voor storingen en koppelingen met je eigen software.
Als je kantoornummer alleen op het bureautoestel overgaat, mis je gesprekken zodra iemand thuis of onderweg werkt. Steeds meer bedrijven stappen daarom over op VoIP telefonie. Je vaste nummer gaat dan mee, waar je ook werkt. Toch is overstappen meer dan een nieuw abonnement kiezen. Wie een paar dingen vooraf regelt, merkt vooral de voordelen.
Wat is VoIP telefonie precies?
VoIP telefonie is bellen via internet. VoIP staat voor Voice over IP: je stem wordt omgezet in kleine pakketjes data die over je internetverbinding gaan. De telefooncentrale is het systeem dat gesprekken over je collega’s verdeelt. Die staat niet meer in een kast op kantoor, maar draait in de cloud bij je aanbieder. Daardoor kun je bellen met een bureautoestel, een app op je laptop of een app op je mobiel. Je collega’s bellen allemaal met het vaste nummer van het bedrijf, ook als ze thuiswerken. De meeste VoIP-diensten werken met een open standaard die SIP heet. Die is vastgelegd door de internetstandaardenorganisatie IETF. Daardoor werken toestellen van verschillende merken met elkaar samen. Een nieuw keuzemenu of een extra collega regel je met een instelling, zonder nieuwe kabels.
Wat levert VoIP het mkb op?
VoIP levert het mkb vooral flexibiliteit en overzicht op. Je bent bereikbaar op één nummer, waar je ook werkt. Een gesprek doorverbinden naar een collega die thuiswerkt, gaat net zo makkelijk als op kantoor. Je stelt zelf in wat er buiten kantoortijd gebeurt, of wie de telefoon opneemt tijdens de lunch. Ook de kosten worden voorspelbaarder. Bij veel aanbieders betaal je een vast bedrag per gebruiker per maand. Bij 5T VoIP zijn alle functies inbegrepen in één vaste prijs per gebruiker. Je kiest zelf tussen betalen per tik of onbeperkt bellen. Voor groeiende bedrijven is er nog een voordeel. Een collega erbij of eraf is een kwestie van een instelling, geen nieuwe lijn.
Waar let je op voordat je overstapt?
Voordat je overstapt, kijk je vooral naar je internetverbinding en je netwerk. Bij VoIP gaat elk gesprek over internet. Een trage of instabiele verbinding hoor je direct terug: haperingen, echo of vertraging. De internationale telecomorganisatie ITU adviseert in haar richtlijn over vertraging bij spraak om de vertraging in één richting onder 150 milliseconden te houden. Daarboven gaan mensen merkbaar door elkaar praten. Daarom raden wij aan om deze punten vooraf te controleren:
- Verbinding: is je internet stabiel genoeg, ook als iedereen tegelijk videobelt?
- Netwerk: krijgt spraak voorrang boven bijvoorbeeld grote downloads?
- Reserve: wat gebeurt er met je telefonie als het internet uitvalt?
- Nummers: neem je je bestaande nummers mee? Dat heet nummerbehoud en regel je via je nieuwe aanbieder.
- Software: wil je de telefonie koppelen aan je CRM of boekhoudpakket?
Wat gebeurt er als het internet uitvalt?
Valt je internet uit, dan valt ook je VoIP telefonie op kantoor uit. Dat is het eerlijke nadeel. Je kunt dat op twee manieren opvangen. De eerste is een automatische back-upverbinding, bijvoorbeeld via 4G of 5G. Je netwerk schakelt dan zelf over op een tweede lijn, en na een korte onderbreking kun je weer bellen. Dat regel je bij je netwerkbeheer. De tweede is doorschakelen: gesprekken gaan bij uitval automatisch naar mobiele telefoons. Vraag je aanbieder vooraf hoe dat werkt, en test het een keer. Daarnaast telt de betrouwbaarheid van het platform zelf. Voor het cloudplatform van 5T VoIP geldt een uptime-garantie van 99,95%.
Is VoIP voor elk bedrijf geschikt?
VoIP past bij de meeste mkb-bedrijven, maar niet bij elke situatie even goed. Werk je op een plek met slecht internet en geen goed alternatief? Verbeter dan eerst de verbinding. Gebruik je nog apparaten die via een telefoonlijn werken, zoals een alarmsysteem of een noodtelefoon in de lift? Zoek dan eerst uit hoe die straks verbinding maken. Die worden bij een overstap makkelijk vergeten.
Heb je een klantenservice die veel gesprekken verwerkt, dan wil je meer dan alleen bellen. Denk aan wachtrijen, keuzemenu’s en een overzicht van gemiste oproepen. Bij 5T VoIP zitten zulke functies voor een klantcontactcentrum er standaard bij, zonder extra licentie. Ook koppelingen met onder meer AFAS, Exact en SuperOffice zijn mogelijk.
Wat betekent dit voor jou?
Begin met een kleine inventarisatie. Schrijf op welke nummers je hebt, wie er belt en vanaf welke plekken. Zoek ook uit welke apparaten nog aan een telefoonlijn hangen. Doe daarna een snelheidstest op een druk moment van de dag. Met die drie dingen weet je of je klaar bent voor VoIP. Let ook op wie je belt als de gesprekken haperen. Heb je telefonie en netwerk bij twee partijen, dan is niet altijd duidelijk wie het moet oplossen. Daarom zien wij veel voordeel in één aanspreekpunt voor je IT. Met 5T VoIP regelen wij je telefonie, en kijken we als je dat wilt ook naar je netwerk. Zo blijf je bereikbaar, zonder verrassingen.
Eén nummer, overal bereikbaar, voor een vaste prijs per gebruiker.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn vaste nummer houden bij VoIP?
In de meeste gevallen wel. Dat heet nummerbehoud. Je nieuwe aanbieder regelt de overzetting met je oude aanbieder. Spreek een vaste datum af, zodat je nergens onbereikbaar bent.
Heb ik nog een bureautoestel nodig?
Nee, dat hoeft niet. Je kunt bellen met een app op je laptop of mobiel. Op plekken waar veel wordt gebeld, zoals de receptie, is een toestel met een goede headset vaak wel prettig.
Wat kost VoIP telefonie?
Dat hangt af van het aantal gebruikers en of je per gesprek of onbeperkt belt. Bij de meeste aanbieders betaal je per gebruiker per maand. Kijk goed wat er in die prijs zit: soms zijn wachtrijen of koppelingen een extra kostenpost.