In het kort: Overstappen naar een andere IT-partner is minder riskant dan veel ondernemers denken, als je het goed voorbereidt. Zorg dat je weet wat je hebt, wie de wachtwoorden en beheerrechten heeft en wat er in je contract staat. Plan de overstap in stappen, met één vast aanspreekpunt. Dan kunnen je collega’s gewoon doorwerken.
Twijfel je al maanden over je IT-partner? Dan is die twijfel vaak zelf al een signaal. Toch blijven veel mkb-bedrijven zitten waar ze zitten. We horen er bijna altijd dezelfde reden bij: overstappen naar een andere IT-partner is een groot risico en kost veel gedoe. In de praktijk valt dat mee, als het goed wordt voorbereid. Het echte risico is meestal blijven bij een partner die pas in actie komt als jij belt.
Is overstappen naar een andere IT-partner echt zo riskant?
Nee, meestal niet. Een overstap is vooral een verhuizing van kennis: wat staat waar, wie mag wat, en welke afspraken lopen er. Het risico zit vooral in wat niemand heeft opgeschreven. Denk aan een beheerwachtwoord dat alleen bij je oude partner bekend is. Of een licentie die op zijn naam staat. Of een back-up waarvan niemand weet of hij werkt. Als je die zaken vooraf boven tafel krijgt, wordt de overstap een planbare klus. De meeste onderdelen verhuizen dan buiten werktijd, en je collega’s merken er weinig van. Gaat het toch mis, dan is dat bijna altijd door haast of door een overdracht zonder lijst. Een goede nieuwe partner neemt daarom eerst de tijd om je omgeving in kaart te brengen, voordat er iets verandert.
Er is één eerlijke kanttekening. Een overstap kost aandacht, ook van jou. Je moet een paar keer meedenken, beslissingen nemen en je oude partner laten meewerken. Reken op een paar weken, niet op een paar dagen.
Wanneer is het tijd om over te stappen?
Het is tijd om over te stappen als je zelf moet melden dat er iets kapot is. Goed IT-beheer ziet problemen aankomen en lost ze op voordat iemand op kantoor ze merkt. Merk je vooral dat je achter je IT-partner aan zit, dan klopt de basis niet. Andere signalen zijn vaak kleiner, maar ze stapelen op:
- Een vraag blijft dagen liggen, en je weet niet bij wie hij ligt.
- Elke keer krijg je iemand anders aan de lijn, die je situatie niet kent.
- Updates worden vergeten en laptops worden steeds trager.
- Niemand kan je vertellen of de back-up echt terug te zetten is.
- Je hebt drie leveranciers, en bij een storing wijzen ze naar elkaar.
Herken je één punt, begin dan met een gesprek met je huidige partner. Soms is één ding snel op te lossen. Herken je er drie of meer, dan is een overstap vaak de rustigste keuze op de lange termijn.
Hoe bereid je de overstap goed voor?
Een goede voorbereiding begint met een lijst van alles wat je hebt en wie erbij kan. Die lijst maak je samen met je nieuwe IT-partner. Zo weet je vooraf waar de risico’s zitten. Deze vijf stappen helpen:
- Breng je omgeving in kaart. Laptops, servers, Microsoft 365, je domeinnaam, wifi, printers en telefonie.
- Verzamel de sleutels. Welke accounts hebben beheerrechten, dus de rechten om alles te wijzigen? Zorg dat jij als organisatie de eigenaar bent, niet je oude partner.
- Lees je contract. Kijk naar de opzegtermijn en naar afspraken over de overdracht. Check ook de verwerkersovereenkomst, de afspraken over je gegevens: wat gebeurt er met je gegevens als de samenwerking stopt?
- Kies een rustig moment. Niet midden in je drukste maand of vlak voor een vakantie.
- Vertel het je collega’s. Wie is vanaf welke dag hun aanspreekpunt, en wat verandert er voor hen?
Je oude partner is verplicht om netjes mee te werken als dat zo in het contract staat. Vraag daarom op tijd om een overdrachtsdocument. Komt dat er niet, dan kan een nieuwe partner de omgeving ook zelf uitzoeken. Dat kost alleen wat meer tijd.
Hoe verloopt een overstap zonder dat het werk stilvalt?
Een overstap zonder stilstand verloopt in vaste fases: kennismaken, inventariseren, overdragen, migreren en nazorg. Migreren betekent dat je systemen en gegevens naar het beheer van de nieuwe partner gaan. Dat gebeurt zoveel mogelijk buiten werktijd. De volgende ochtend loggen je collega’s in zoals altijd. Daarna volgt een korte periode van nazorg, waarin kleine dingen worden opgelost. Een belangrijke stap vergeten veel bedrijven: haal de beheerrechten van je oude partner weg. In Microsoft 365 kan een partner via gedelegeerde beheerrechten toegang hebben tot je omgeving. Die toegang hoort na de overstap te stoppen. Zo weet je zeker wie er nog bij je gegevens kan.
Dat het zo kan, zien we bij onze eigen klanten. Advocatenkantoor QuartierMeesters stapte over naar FiveTrust. Zij schrijven:”De migratie verliep soepel en veilig, waarna de dienstverlening direct op een hoog niveau werd voortgezet.” En bij Stigho Electro zeggen ze over hun migratie: “Het traject verliep soepel, veilig en zonder verstoring van onze dagelijkse werkzaamheden.”
Waar let je op bij een nieuwe IT-partner?
Let vooral op of een nieuwe IT-partner problemen voorkomt, en niet alleen oplost. Goed beheer houdt je omgeving continu in de gaten, zodat veel storingen er niet eens komen. Vraag daarom hoe een partner je werkplekken en servers in de gaten houdt. Vraag ook hoe updates worden geregeld, en hoe vaak de back-up wordt getest. Daarnaast tellen een paar praktische dingen:
- Eén aanspreekpunt dat je omgeving kent, in plaats van een wisselend ticketnummer.
- Heldere reactietijden. Bij FiveTrust is dat een reactie binnen 1 uur bij bedrijfskritische storingen.
- Echte referenties van bedrijven zoals het jouwe, die je zelf kunt nalezen.
Een kanttekening: de goedkoopste partner is zelden de voordeligste. Wie alleen per uur betaalt, betaalt vooral voor problemen. Een vast bedrag voor proactief beheer geeft meer rust en minder verrassingen.
Wat betekent dit voor jou?
Overweeg je een overstap, begin dan klein. Maak deze week een lijst van je systemen, licenties en beheeraccounts. Zoek je contract op en noteer de opzegtermijn. Met die twee dingen kun je een goed gesprek voeren met een nieuwe partner. Dan weet je ook snel of een overstap zinvol is. Met 5T Operations nemen wij het dagelijks beheer van je IT op ons. We maken eerst samen de lijst, en daarna plannen we de overstap in rustige stappen. Je hebt vanaf dag één één vast aanspreekpunt.
Rustig overstappen, met één aanspreekpunt vanaf dag één.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een overstap naar een andere IT-partner?
Voor een gemiddeld mkb-bedrijf duurt het meestal een paar weken, van het eerste gesprek tot de nazorg. De meeste tijd zit in de voorbereiding. De migratie zelf gebeurt vaak in een avond of een weekend.
Moet mijn oude IT-partner meewerken aan de overstap?
Dat hangt af van je contract. Vaak staan er afspraken in over de overdracht. Werkt je oude partner niet mee, dan kan een nieuwe partner de omgeving zelf in kaart brengen. Dat duurt alleen wat langer.
Merken mijn collega’s iets van de overstap?
Als het goed gepland is, weinig. Het grootste verschil is dat ze een nieuw aanspreekpunt krijgen. Soms moeten ze één keer opnieuw inloggen of een app bijwerken.
Wat kost overstappen naar een andere IT-partner?
Dat hangt af van de grootte van je omgeving en van wat er moet verhuizen. Vraag vooraf om een vaste prijs voor de overstap, los van het maandelijkse beheer. Dan weet je waar je aan toe bent.