OneDrive en SharePoint: waar zet je wat?

In het kort: OneDrive is voor je eigen bestanden en concepten. SharePoint is voor bestanden van het team of de organisatie. Teams is de plek waar je samen aan die bestanden werkt en erover praat. De vuistregel voor OneDrive en SharePoint: zodra een collega een bestand ook nodig heeft, hoort het niet meer in je eigen OneDrive.

Als niemand weet waar het laatste offertesjabloon staat, ligt dat niet aan je collega’s. Het ligt aan afspraken die nooit zijn gemaakt. Microsoft 365 geeft je drie plekken voor bestanden: OneDrive, SharePoint en Teams. Ze lijken op elkaar, en daardoor zet iedereen zijn bestanden waar het toevallig uitkomt. Met een paar heldere afspraken over OneDrive en SharePoint vindt iedereen alles weer terug.

Wat is het verschil tussen OneDrive en SharePoint?

OneDrive is je persoonlijke opslag, SharePoint is de gedeelde opslag van je organisatie. In OneDrive staan bestanden die bij jou horen: concepten, je eigen aantekeningen, een document waar je nog alleen aan werkt. Je kunt ze wel delen, maar ze blijven van jou. SharePoint is gemaakt voor bestanden die bij een team, afdeling of project horen. Daar regel je de toegang per groep, niet per persoon. Komt er een nieuwe collega bij het team, dan kan die meteen bij alles. Vergelijk het met je bureau en de gedeelde archiefkast. Op je bureau ligt wat je nu zelf onder handen hebt. In de archiefkast staat wat het team nodig heeft, ook als jij op vakantie bent.

Het lastige is dat OneDrive en SharePoint er op je laptop bijna hetzelfde uitzien. In de Verkenner staan ze gewoon naast elkaar. Het verschil merk je pas als iemand iets zoekt, of als iemand vertrekt.

Waar staan je bestanden in Teams eigenlijk?

Bestanden in Teams staan niet in Teams zelf, maar in SharePoint of OneDrive. Deel je een bestand in een kanaal van een team, dan komt het op de SharePoint-site van dat team. Iedereen in het team kan erbij. Deel je een bestand in een chat met één of een paar collega’s, dan komt het in jouw eigen OneDrive. Je collega’s krijgen dan alleen toegang tot dat ene bestand. Microsoft legt dat uit in een overzicht van hoe SharePoint en OneDrive samenwerken met Teams. Teams is dus vooral de plek waar je samenwerkt en praat. De opslag zit eronder.

Dat verklaart veel verwarring. Een collega zoekt een bestand in de map van het team, terwijl het ooit in een chat is gedeeld. Dan staat het in de OneDrive van degene die het deelde.

Wat gebeurt er met bestanden als een collega vertrekt?

Als een collega vertrekt, verdwijnen de bestanden in zijn OneDrive na verloop van tijd. Wordt het account verwijderd, dan bewaart Microsoft die OneDrive standaard 30 dagen. Daarna wordt hij gewist. Je kunt die termijn langer instellen, zo staat in de uitleg van Microsoft over bewaren en verwijderen van OneDrive-bestanden. Maar kijkt niemand er op tijd naar, dan ben je de bestanden kwijt. Denk aan offertes, klantafspraken of een prijslijst die alleen bij die collega stond. Bestanden in SharePoint blijven gewoon staan, want ze horen bij het team en niet bij één persoon. Dat is de belangrijkste reden om gedeeld werk niet in OneDrive te laten staan. Laat daarom altijd iemand nalopen wat er in een OneDrive staat, voordat het account van een vertrekkende collega wordt verwijderd.

Welke afspraken maak je met je team?

Een paar eenvoudige afspraken voorkomen de meeste zoektochten. Wij raden aan om ze op één A4 te zetten. Neem ze door met elke nieuwe collega.

Eigen werk: concepten en persoonlijke bestanden in OneDrive.
Gedeeld werk: alles wat een collega ook nodig heeft, in SharePoint of in het kanaal van het team.
Delen: stuur een link naar het bestand, geen kopie als bijlage in de mail.
Mappen: één vaste indeling per team, bijvoorbeeld per klant of per project, en niet te diep.
Rechten: geef toegang aan een groep, niet aan losse personen.

Houd je teams ook klein en duidelijk. Tien teams met elk een helder doel werken beter dan veertig teams waarvan de helft leeg staat. Een eerlijke kanttekening: deze afspraken werken alleen als iemand ze bewaakt. Zonder vaste eigenaar raakt elke omgeving na een jaar weer rommelig.

Hoe verhuis je bestanden van een oude schijf naar SharePoint?

Verhuizen naar SharePoint begint met opruimen, niet met kopiëren. Veel bedrijven hebben nog een oude netwerkschijf, of een Dropbox van jaren terug. Zet je die één op één over, dan neem je de rommel mee. Bepaal daarom eerst welke mappen nog worden gebruikt en bij welk team ze horen. Archiveer wat al jaren niemand opent. Spreek dan een datum af waarop de oude schijf alleen nog te lezen is. Zo blijft niemand op twee plekken werken. Dat zo’n overgang soepel kan verlopen, zie je bij Style At Work. De eigenaar schrijft dat bij “de volledige overgang van onze Microsoft 365-omgeving, security en systemen” alles soepel verliep.

Wat betekent dit voor jou?

Kijk deze week eens in je eigen OneDrive. Staan daar bestanden die collega’s ook nodig hebben? Verplaats ze naar de juiste plek in SharePoint of het kanaal van je team. Vraag daarna aan twee collega’s waar zij een veelgebruikt sjabloon zouden zoeken. Krijg je twee verschillende antwoorden, dan is het tijd voor afspraken. Wil je hulp bij de indeling, de rechten of een verhuizing? Met 5T Workplace richten wij Microsoft 365 in als één omgeving, met SharePoint, OneDrive en Teams elk op hun eigen plek. Zo vindt iedereen wat hij zoekt, ook als er een collega vertrekt.

Microsoft 365 waarin iedereen zijn bestanden terugvindt.

Bekijk 5T Workplace Koffie afspraak plannen!

Veelgestelde vragen

Is OneDrive een back-up?

Nee. OneDrive synchroniseert je bestanden: verwijder je iets op je laptop, dan verdwijnt het ook in de cloud. Er is een prullenbak en je kunt eerdere versies terugzetten, maar dat kan maar een beperkte tijd. Voor echte zekerheid heb je een aparte back-up van Microsoft 365 nodig.

Kun je SharePoint gebruiken zonder Teams?

Ja. SharePoint werkt prima zonder Teams, bijvoorbeeld als gedeelde documentbibliotheek of intranet. Andersom kan niet: elk team in Teams krijgt automatisch een eigen SharePoint-site.