In het kort: Microsoft 365 beheer is het vaste onderhoud van je omgeving. Denk aan accounts afsluiten, licenties bijhouden, rechten controleren, MFA bewaken en een back-up maken. Microsoft levert de software, maar de inrichting en het onderhoud blijven jouw verantwoordelijkheid. Wie dat structureel regelt, voorkomt datalekken en onnodige kosten.
Microsoft 365 is snel aangeschaft, maar het beheert zichzelf niet. Een oud-collega die nog kan inloggen. Een licentie die al maanden doorloopt. Een map die per ongeluk voor iedereen open staat. Het gebeurt vaker dan je denkt. Goed Microsoft 365 beheer voorkomt dat soort verrassingen. Het gaat om een paar vaste taken, die je wel echt moet blijven doen.
Wat valt er onder Microsoft 365 beheer?
Onder Microsoft 365 beheer valt alles wat nodig is om de omgeving veilig, overzichtelijk en betaalbaar te houden. Dat zijn vijf vaste onderdelen. Ten eerste de accounts: nieuwe collega’s krijgen toegang, vertrekkende collega’s verliezen die direct. Ten tweede de licenties: wie heeft welk abonnement, en betaal je niet voor accounts die niemand gebruikt? Ten derde de rechten: wie kan bij welke bestanden in SharePoint, OneDrive en Teams? Ten vierde de beveiliging: staat MFA aan voor iedereen, en worden verdachte inlogpogingen opgemerkt? MFA betekent dat je naast je wachtwoord ook een code of melding op je telefoon gebruikt. En ten vijfde de back-up en de updates van apparaten en apps. Elk onderdeel is op zich niet moeilijk. Het lastige is dat ze nooit af zijn. Er komen steeds nieuwe collega’s, bestanden en instellingen bij.
Veel mensen gaan ervan uit dat Microsoft dit allemaal regelt. Dat klopt maar half. Microsoft zorgt dat de dienst draait. Hoe jij hem inricht en bijhoudt, is aan jou of aan je IT-partner.
Welke taken komen elke week of maand terug?
De meeste taken in Microsoft 365 beheer komen op een vast ritme terug. Een eenvoudig schema helpt om niets te vergeten:
| Ritme | Taak | Waarom |
|---|---|---|
| Bij elke wissel | Account aanmaken of afsluiten | Een oud-collega mag niet meer bij je gegevens |
| Elke week | Meldingen over inlogpogingen nalopen | Een overgenomen account vroeg ontdekken |
| Elke maand | Updates van apparaten en apps controleren | Lekken in software snel dichten |
| Elk kwartaal | Licenties en gedeelde mappen nalopen | Geen kosten voor lege accounts, geen open mappen |
| Twee keer per jaar | Een back-up testen door iets terug te zetten | Zeker weten dat herstel echt werkt |
Het afsluiten van accounts gaat het vaakst mis. Iemand vertrekt op vrijdag, en het account blijft nog weken actief. Daarom raden wij aan om in- en uitdienst vast te leggen in een korte checklist, die HR en IT allebei kennen.
Is Microsoft 365 standaard goed beveiligd?
Microsoft 365 heeft sterke beveiliging aan boord, maar veel ervan staat niet vanzelf goed ingesteld. Een goed voorbeeld is meervoudige verificatie (MFA). Die moet je voor iedereen aanzetten en daarna blijven controleren. Microsoft geeft je ook een eigen score voor je beveiliging, de Microsoft Secure Score. Die laat zien welke instellingen nog beter kunnen. Een lage score betekent niet direct dat je onveilig bent. Maar hij geeft wel een goede takenlijst voor je beheer.
Wie het grondiger wil aanpakken, kan de omgeving laten toetsen aan een vaste lijst met beveiligingsregels. Zo hebben wij voor een klant de Microsoft 365-omgeving beoordeeld op 140 CIS-controls. CIS-controls zijn internationale richtlijnen voor goede beveiliging. Elk risico is gekoppeld aan de impact op het bedrijf. De klant heeft nu een concrete roadmap om de beveiliging stap voor stap te verbeteren. Meer over de inrichting zelf lees je in ons blog over een veilig ingerichte Microsoft 365-omgeving.
Maakt Microsoft zelf een back-up van je gegevens?
Microsoft bewaart je gegevens op meerdere plekken, zodat de dienst blijft werken als er een server uitvalt. Dat is iets anders dan een back-up die jij kunt terugzetten. Verwijdert een collega per ongeluk een map, of versleutelt gijzelsoftware je bestanden, dan zijn de standaard bewaartermijnen beperkt. In de Microsoft-servicesovereenkomst raadt Microsoft zelf aan om regelmatig een back-up van je inhoud te maken. Een aparte back-up van Exchange, SharePoint, OneDrive en Teams is daarom geen overbodige luxe. Test die back-up ook: pas als je iets hebt teruggezet, weet je dat het werkt.
Doe je Microsoft 365 beheer zelf of besteed je het uit?
Zelf doen kan prima als je een kleine organisatie hebt en iemand met tijd en interesse. Denk aan vijf tot tien collega’s, weinig wisselingen en geen gevoelige gegevens. Zorg dan wel voor een vast moment in de maand en een checklist. Uitbesteden is slimmer als het beheer er steeds bij inschiet, als je met gevoelige klantgegevens werkt of als je snel groeit. Dan wil je dat iemand het structureel bijhoudt, ook in vakanties. Het is een afweging tussen geld en aandacht. Zelf doen kost vooral tijd, en de risico’s zie je pas als het misgaat.
Een moderne werkplek gaat verder dan Microsoft 365 alleen. Ook de andere programma’s op je laptops hebben updates nodig. Via Applicatie Management verzorgen wij ook de updates van alle andere applicaties op de werkplekken binnen de organisatie. Bij Style At Work namen we de hele omgeving over. De eigenaar schrijft dat “de volledige overgang van onze Microsoft 365-omgeving, security en systemen” soepel verliep.
Wat betekent dit voor jou?
Begin met een kleine controle. Log in op het Microsoft 365-beheercentrum en kijk welke accounts nog actief zijn. Staat er iemand tussen die al weg is? Sluit dat account dan vandaag nog af. Kijk daarna of MFA voor iedereen aan staat. Wil je dat dit voortaan vanzelf goed gaat? Met 5T Workplace beheren wij je Microsoft 365-omgeving, je apparaten en je apps als één geheel. Je houdt het overzicht, zonder dat je er elke week mee bezig bent.
Microsoft 365 die gewoon goed geregeld is, elke maand weer.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen Office 365 beheer en Microsoft 365 beheer?
In de praktijk is er weinig verschil. Microsoft heeft de meeste Office 365-abonnementen hernoemd naar Microsoft 365. Met Office 365 beheer bedoelen mensen meestal hetzelfde: het beheer van mail, Teams, SharePoint en OneDrive.
Hoeveel tijd kost Microsoft 365 beheer per maand?
Dat hangt af van het aantal collega’s en hoe vaak er iets verandert. Een kleine, stabiele organisatie heeft genoeg aan een paar uur per maand. Bij groei of veel wisselingen loopt dat snel op.
Wie is verantwoordelijk als er een datalek is in Microsoft 365?
Als organisatie blijf je zelf verantwoordelijk voor je gegevens, ook als ze bij Microsoft staan. Je IT-partner helpt met de beveiliging en met het onderzoek. De melding bij de toezichthouder blijft jouw taak.